オフィスリニューアルを任されたPMにとって、最も難しい瞬間がある。それは、プロジェクトを依頼する内装会社を選定する段階である。内装会社を探す過程には長い時間がかかることもあり、どのような基準で選定すべきか途方に暮れることもある。数多くの内装会社の中から、自社とオフィスプロジェクトを共にするパートナーは、どのような基準で選べばよいのだろうか。

このとき、PMの立場で陥りやすい誤りは、漠然と「完璧な会社」を探すことである。これは「完璧な人」を探すのと同じくらい理想的で曖昧なことだ。クオリティの高いデザイン、安価な見積もり、信頼できる組織構造とシステムまで、すべての条件が完璧な会社を探そうとすると、かえって具体的な基準を立てるのが難しくなる。「自社ならではの基準」が必要である。今回の記事では、実力・信頼・見積もりの間のバランスを保ちながら、自社のニーズにぴったり合う内装会社を選ぶ方法について紹介する。

自社に適したオフィス内装パートナーは、どうすれば見つけられるのだろうか。6つのステップに分けて具体的な方法を紹介する。内装会社を見るときに参考にできる「質問リスト」もあらかじめチェックしてみよう。

Step 1. 基本的な資格要件を確認する

最新の実績が掲載されたSPACEBASE(以下「SPACEBASE」)のホームページ

✔ 室内建築の免許を持っているか?

✔ 最新の実績はあるか?

プロジェクトを安定して進めるために、会社が基本的な要件を備えているかをあらかじめ点検しておこう。特に「室内建築免許」は、内装会社が信頼できる専門資格を持っているかを確認する、最も基礎的な要件である。実績を通じても、会社の専門性と安定性をチェックすることができる。内装会社の実績が3年前で止まっているなら、継続的に仕事を進めている安定した会社かどうかを判断するのは難しい。最近の内装トレンドを十分に反映できていない場合もある。内装会社のホームページに最新の作業実績が用意されているか、あらかじめ確認しておこう。

STEP 2. 自社ならではの優先順位を決める

デザイン、見積もり、アフターサービスなど、何が重要かという優先順位を決めるのがよい。

✔ 自社にとって重要な第1・第2の要素は満たされているか?

内装会社を合理的に選定するには、自社が重要視する要素が何かをまず把握する必要がある。漠然とすべてが優れた内装会社を選ぼうとするよりも、必要な要件を重要な順に整理してみよう。たとえばデザインのクオリティ、便利なアフターサービス、合理的な見積もり、信頼できる組織構造など、会社ごとに優先する事項は異なりうる。基準点ができたら、簡単に表にして内装会社を比較してみることもできる。このように、優先順位を決め、具体的な基準をあらかじめ立てておくだけでも、内装会社を選定する過程ははるかにスムーズになるだろう。

STEP 3. 業務の文脈に合った実績を探す

会社の規模や収容人数はどうか、企業文化はどのように反映されているか…。さまざまな業務の文脈を把握することが最も重要である。

✔ 自社と似た文脈の実績はあるか?

内装の実績を見るときに留意すべき点がある。単に美しく見栄えのよい実績を探すことよりも重要なのは、自社の働き方を空間に実現できるかを確認することである。似た業種、規模、業務形態と文脈が反映された実績を保有しているかをチェックしてみよう。たとえば協業の多いオフィス、企業文化が垂直的・水平的なオフィス、外来者の訪問が多いオフィスなど、業務の文脈に応じて実績を分類し、探すことをおすすめする。業務の文脈を中心に実績を選別するとき、より満足度の高い成果物を得られる確率が高くなる。

STEP 4. 長期的なパートナーシップの兆しを見つける

✔ 継続的にプロジェクトを進めるクライアントはいるか?

信頼できる内装会社を見つけるもう一つの方法は、長期の顧客を保有しているか、会社の「パートナーシップ」を確認することである。同じクライアントが拡張や移転の工事のたびに訪れるなら、既存の作業に対する全般的な満足度が高い証拠と見ることができる。工事の過程がスムーズで、作業物のクオリティが満足のいくもので、アフターサービスが十分に行われるだろうと予想できる。継続的にプロジェクトを進めるクライアントがいるか、既存クライアントの推薦でプロジェクトを受注した経験があるかを、実績を通じて確認してみることをおすすめする。

STEP 5. 正確な見積もりを算出する「工務部」をチェックする

見積もりをチェックするSPACEBASEの工務部

✔ 社内に「工務部」が別途あるか?

内装の見積もりを専門的に担当する「工務部」の重要性をご存じだろうか。工務部が存在する内装会社では、より正確な見積もりを算出し、工事費の変動を減らすことができる。たとえばSPACEBASEの工務部は、着工現場を直接訪問し、建物ごとに異なる工事指針や設備・空調・消防に関する内訳を把握して見積もりを算出する。このように現場と見積もりに関する専門性を持つ部署がなければ、初期の見積もりと内容が大きく変わることがある。特に100坪(約330㎡)以上のオフィス空間であれば、別途の工務部がある内装会社を通じて、より正確な見積もりを受け取ってみよう。

STEP 6. 詳細な見積書で透明性を判断する

SPACEBASEの見積書の一部サンプル

✔ 見積書はどのような形式で、どれほど詳しく伝えるか?

内装の見積書は非常に分かりにくく複雑である。なじみのない用語が多く、内装会社ごとに伝える形式も少しずつ異なる。では、良い見積書とはどのように作成された文書なのだろうか。できるだけ詳細に作成し、工事の内訳を透明に示す見積書が最も良い。SPACEBASEは最低30枚から200枚あまりまで、綿密で詳細な見積書を提出する。まれに、見やすいという理由で見積書を簡略に作成する会社もある。この場合、互いに内容について誤解したり、工事費の変動が生じたりすることがある。最初から工事項目を綿密かつ詳細に記載してこそ、追加費用と誤解を最小限に抑えることができる。

オフィスプロジェクトのパートナーを選定することは、その重要性と同じくらい慎重で複雑にならざるをえない。しかし、自社ならではの具体的な基準を決めてしまえば、内装会社を探す過程ははるかに迅速で明確になるだろう。完璧な内装会社は存在しなくとも、「自社に最も適したパートナー」は確かに存在する。今回の記事で紹介した質問を一つずつチェックしながら、オフィスプロジェクトを成功へと導く頼もしいパートナーを見つけられることを願っている。

次回は、内装の見積書を受け取る方法と、現場説明会が必要な理由について案内する。

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*写真・デザイン提供_SPACEBASE